Osakehuoneistojen tiedot sähköiseen rekisteriin vuodesta 2019 alkaen

Minna Markkula

Suomessa on otettu käyttöön sähköinen osakehuoneistorekisteri, jonne kerätään vähitellen kattavat tiedot asunto-osakkeiden omistuksista ja panttauksista. Uusi rekisteri parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta, sillä siinä tiedot huoneistojen ominaisuuksista, omistuksista ja hallintaoikeuksista ovat sähköisessä muodossa. Rekisterin avulla asunto-osakkeiden omistuksen siirto ja panttaus voidaan tehdä sähköisesti. Lisäksi rekisteri tarjoaa asuntoihin ja yhtiöihin liittyvät monipuoliset tietopalvelut.

Laki on tullut voimaan vuoden 2019 alusta

Asiaa koskeva hallituksen esitys – Laki huoneistotietojärjestelmästä – on tullut voimaan tammikuussa 2019. Uudet asuntoyhtiöt perustetaan tämän jälkeen vain digitaalisesti, eikä osakekirjoja näiden yhtiöiden osalta enää painateta. Uusien asuntoyhtiöiden osakkeet tulevat suoraan osakehuoneistorekisterin piiriin. Osakehuoneistorekisteriä rakentaa Maanmittauslaitos yhdessä Patentti- ja rekisterihallituksen, Verohallinnon ja Väestörekisterikeskuksen kanssa. Vanhat eli ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt voivat siirtää osakeluettelonsa osakehuoneistorekisteriin 1. toukokuuta 2019 lähtien. Siirron jälkeen taloyhtiöllä ei ole enää velvollisuutta pitää yllä osakeluetteloa. Siirron edellytyksenä on, että yhtiön edustajatiedot ovat kaupparekisterissä ajan tasalla.

Paperiset osakekirjat sekä osakerekisterit siirtyvät vähitellen historiaan

Taloyhtiöt ja isännöitsijät saavat jatkossa osakastiedot suoraan osakehuoneistorekisteristä. Osakkeenomistajan ei enää tarvitse huolehtia osakekirjan säilyttämisestä. Omat omistukset ja panttaukset pääsee tarkistamaan rekisteristä tunnistautumalla Maanmittauslaitoksen palveluun. Jotta tähän päästään ennen vuotta 2019 perustetuissa yhtiöissä tarvitaan ensiksi yhtiön toimenpiteitä. Vasta sen jälkeen yksittäisen osakkeenomistajan osakekirja voidaan mitätöidä.

Ensimmäisessä vaiheessa asunto-osakeyhtiö siirtää osakeluettelonsa sähköiseen osake-huoneistorekisteriin. Tämän jälkeen osakkeenomistaja voi halutessaan hakea osakekirjan mitätöintiä. Samalla osakehuoneistorekisteriin vahvistetaan sähköinen omistajamerkintä. Huoneistotietojärjestelmään on tarkoitus siirtää vuoden 2022 loppuun mennessä kaikkien taloyhtiöiden osakeluettelot.

Siirron jälkeen osakkeensaajan on haettava omistajakirjausta aina, kun osake luovutetaan edelleen. Jos omistajakirjausta ei ole haettu 10 vuoden kuluttua siitä, kun osakeluettelo siirtyi Maanmittauslaitokselle, osakkeenomistajan on haettava kirjaamista voidakseen osallistua yhtiökokoukseen.

Tarkempi ohjeistus asunto-osakeyhtiöille tulossa myöhemmin

Tässä vaiheessa asunto-osakeyhtiöiltä ei edellytetä toimenpiteitä. Maanmittauslaitos tiedottaa asunto-osakeyhtiöille ja isännöitsijöille lähempänä siirtoajankohtaa, miten siirto käytännössä tehdään.