Mitä on digitalisaatio?

Postitettu 06.06.2016

Tiivistettynä se on tämän ajan tapa toimia. Esimerkkinä yhteinen alusta asiakkaalla ja tilitoimistolla, mikä mahdollistaa uuden ja joustavamman yhteistyön.

Digitalisaatio on muuttanut arkemme pysyvästi, ja kehitys jatkuu entistä nopeampana. Yrityksissä digitalisaatio on tehostanut päivittäiset työrutiinit ja vapauttanut aikaa ydintehtävien hoitamiseen.

Otetaan esimerkki. Paperiset ostolaskupinot kiersivät aikanaan pöydältä toiselle, muistatteko? Nykyään sähköpostiin tulee ilmoitus, kun lasku on hyväksyttävänä ja parilla painalluksella digitaalinen dokumentti lähtee eteenpäin.

Ostolaskut tulevat järjestelmään sähköisesti, mikä poistaa postin toimitusaikojen ja henkilöstöresurssien aiheuttamat viivästykset. Reaaliaikaisen tiedon yrityksen ostovelasta ja maksuajasta saa milloin tahansa tulostettua ohjelmasta. Samalla ostoslaskujen sisään syöttö nopeutuu, kun ohjelma automaattisesti lukee laskusta kaikki olennaiset tiedot ja antaa tiliöintiehdotuksen.

Ostolasku on vain yksi esimerkki. Ohjelmistojen ja digitaalisten palveluiden avulla kaikki taloushallintaan liittyvät asiat toimivat tehokkaammin.
Sana digitalisaatio tulkitaan usein virheellisesti teknisenä muutoksena. Todellisuudessa sillä on loppukäyttäjälle todella vähän tekemistä tekniikan kanssa. Digitalisaation tuoma isoin muutos tapahtuu arjen käytännöissä, työrutiineissa ja ajankäytössä.

Kirjanpidon laatu paranee

Samalla kun monet prosessit helpottuvat ja automatisoituvat, kirjanpidon ja tiedon laatu paranevat. Vähempi manuaalinen työ poistaa turhat näppäily- ja ajatteluvirheet. Kirjanpitoaineisto on kirjanpitäjän saatavilla heti kun tapahtumat syntyvät. Reaaliaikainen kirjanpito antaa kirjanpitäjälle mahdollisuuden korjata mahdolliset virheet ennen kuin on liian myöhäistä.

Tieto säilyy turvallisesti ohjelmassa ja siitä voi koota tietoja tarpeen mukaan raportteihin käyttämättä useita tunteja laskujen etsimiseen ja lukujen syöttöön Exceliin. Ohjelmasta saa jälkikäteen raportteja asiakkaiden ostokäyttäytymisestä esimerkiksi markkinointia varten.

Yhteinen digitaalinen alusta asiakkaalle ja tilitoimistolle mahdollistavat uuden ja joustavamman yhteistyön. Asiakas voi luovuttaa vain osan taloushallinnon tehtävistä tai siirtää kaiken kirjanpitäjälle ja keskittyä yrityksensä johtamiseen. Riippumatta työnjaosta molemmilla on pääsy samoihin tietoihin.

Digitalisaation ansiosta ainakin kaksi asiaa ovat varmoja: Työtavat muuttuvat tehokkaammiksi, ja kun on onnistunut karkottamaan vanhat kuviot, niin ei enää ikinä halua palata paperiseen maailmaan.