Edustuskulujen vähennyskelpoisuus poistumassa yrityksiltä ensi vuonna

Postitettu 04.06.2013

Edustusmenot aiotaan säätää kokonaan vähennyskelvottomiksi verotuksessa vuoden 2014 alusta alkaen. Nykyisin yrityksillä on oikeus vähentää verotuksessa 50 prosenttia vähennyskelpoisten edustusmenojensa määrästä. Edustusmenojen oikea määrittely on jatkossa siten entistäkin tärkeämpää, mutta tätä määritelmää ei löydy elinkeinoverolaista. Verohallitus on vuonna 1993 antanut ohjeen "Edustusmenot verotuksessa", jota voidaan käyttää apuna menojen tai tilaisuuksien luonnetta määriteltäessä.

Edustusmenojen määritteleminen

Edustusmenoina pidetään verohallituksen ohjeen mukaan asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin elinkeinonharjoittajan elinkeinotoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuvia vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja, joilla elinkeinonharjoittaja pyrkii uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten säilyttämiseen tai parantamiseen taikka muutoin toiminnan edistämiseen. Edustusmenot kohdistuvat yhtiön ulkopuolisiin tahoihin.

Rajanvetoa vähennyskelpoisiin menoihin

Mainostilaisuudet ovat luonteeltaan avoimia tilaisuuksia, joihin asiakkailla on vapaa pääsy eikä osallistujia ole etukäteen valittu. Mainostilaisuudessa voi olla vähän tarjoilua, jota ei pidetä edustusmenona. Tutustumiskäyntejä erilaisille ryhmille, joiden tarkoituksena on luoda yleisesti myönteistä suhtautumista yritykseen ja sen toimintaan, pidetään PR-tilaisuuksina eivätkä niistä aiheutuneet menot ole edustusmenoja. Edustustilaisuus on yleensä suljettu tilaisuus, johon on kutsuttu tietyt henkilöt. Tilaisuus sisältää usein vapaamuotoista ohjelmaa, mutta se voi kuitenkin sisältää myös tuotteiden tai palveluiden esittelyä.

Yritykselle vähennyskelpoiset mainoslahjat ovat arvoltaan vähäisiä ja niitä annetaan samanaikaisesti useille vastaanottajille. Mainoslahjoihin on usein painettu yrityksen nimi tai liiketunnus tai ne ovat yrityksen omia tuotteita. Edustuslahja on valittu yksilöllisemmin vastaanottajaa silmälläpitäen. Edustuslahjaksi katsotaan alkoholilahja, liikekumppanin merkkipäivälahja tai esim. suuren rakennustyön valmistumisen yhteydessä annettu lahja.

Yrityksen sisäisistä palavereista ja hallintoelinten kokouksista aiheutuneet menot ovat neuvottelukuluja. Näitä ovat myös asiantuntijoiden, tilintarkastajien tai viranomaisten kanssa käytyjen neuvottelujen yhteydessä syntyneet menot. Asiakasneuvottelujen yhteydessä saattaa syntyä edustuskuluja, jos vieraanvaraisuuden tarkoituksena on sopimus- tai muiden liikeneuvottelujen edistäminen. Liikekumppaneille järjestettyjen tilaisuuksien menoista on oikeuskäytännössä tulkittu markkinointi- ja kokouskuluiksi esimerkiksi päivällä koulutusohjelman mukaan järjestetyt tarjoilut. Sen sijaan iltaohjelman ja majoituskustannusten menot on tulkittu edustuskuluiksi.

Erilaiset messumatkat voivat olla yritykselle vähennyskelpoisia liikematkoja. Matkakulut ovat lähtökohtaisesti tavallista elinkeinotoiminnan kulua, mutta verotuksessa vähennyskelpoisuus riippuu siitä, kuinka läheisesti matka liittyy elinkeinotoimintaan ja kyseisten henkilöiden työtehtäviin. Asiakkaille, tavarantoimittajille tai muille liiketuttaville järjestetyt virkistysluonteiset matkat ovat aina edustusmatkoja. Edustusmenoja ovat myös matkan isännyydestä aiheutuneet menot, kuten yrityksen omien työntekijöiden matkakulut, jos matkan päätarkoitus on itse edustaminen.

Merkinnät tositteisiin

Kun kirjanpitoon merkitään kuluja liittyen erilaisiin neuvotteluihin, yrityksen järjestämiin tilaisuuksiin, matkoihin tai annettuihin lahjoihin, tulee kiinnittää erityistä huomiota tositteeseen tehtäviin merkintöihin. Kirjanpidon tositteeseen tulee merkitä ne seikat, joihin perustuen meno tulkitaan joko vähennyskelpoiseksi liikekuluksi tai vähennyskelvottomaksi edustuskuluksi. Merkinnät on hyvä tehdä heti, jotta kulut saadaan kirjanpidossa käsiteltyä kerralla oikein eikä niiden selvittämiseen ja korjaamiseen kulu ylimääräistä aikaa.